Liebe Prohyp-Partner,
unser zentrales Anliegen bei Prohyp ist: Ihnen das beste Baufinanzierungserlebnis zu ermöglichen. Deshalb arbeiten wir kontinuierlich daran, den Beratungs- und Einreichungsprozess zu vereinfachen und zu beschleunigen. Ab sofort trägt dazu der neue Unterlagenmanager bei, der die Handhabung der Kundenunterlagen deutlich vereinfacht. Lesen Sie in den ersten beiden Beiträgen, was bei der Entwicklung dieses Tools so besonders war – und natürlich, was der neue Unterlagenmanager alles kann.
Wir investieren aber nicht nur in Technik und Prozesse. Zurzeit setzen wir auch unser Schulungsangebot neu auf. Erfahren Sie im dritten Artikel, was wir für Sie geplant haben und wann die neue Prohyp Academy mit ersten Angeboten an den Start geht.
Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihr
Dirk Günther
Geschäftsführer Prohyp GmbH
Der neue Unterlagenmanager: Neues Produkt nach neuen Methoden
Kein Sortieren per Hand mehr, keine Papierstapel, dafür eine beschleunigte Einreichung. Das ermöglicht der neue Unterlagenmanager, der ab sofort genutzt werden kann. Doch welche Herausforderungen gab es bei der Entwicklung und wie hat das Projektteam diese gelöst? Die proview kompakt gibt Einblick in die Entstehung eines neuen Produktes, das nach neuen Methoden entwickelt wurde.
Interdisziplinäres Team arbeitet agil
„Wir haben quasi alles neu gedacht und ein gänzlich neues Grundgerüst aufgesetzt“, sagt Benjamin Girr von der Interhyp Gruppe über den neuen Unterlagenmanager. Dieser wurde unter dem Dach des Prohyp-Mutterunternehmens Interhyp nach agilen Methoden in interdisziplinären Teams entwickelt, die sich konsequent an der Nutzerperspektive ausgerichtet haben. Doch was bedeutete das in der Praxis?
Das etwa 10-köpfige Team präsentierte zum Beispiel wichtige Zwischenergebnisse in kurzen Abständen – in der Regel nach 14-tägigen „Sprints“. Dabei gaben sowohl andere Entwickler als auch Anwender kritisches Feedback. Um diese Sprints absolvieren zu können, musste die Arbeit streng portioniert und priorisiert werden. „Dabei haben wir uns unter anderem danach gerichtet, welches aus Nutzersicht jeweils der größte Schmerzpunkt war. War dieser behoben, haben wir uns den nächsten wichtigen Aspekt vorgenommen“, erklärt Benjamin Girr, der als sogenannter Product Owner die Fäden bei der einjährigen Entwicklung des Tools zusammenhielt.
Nutzer testen Zwischenschritte
Die Vorteile der neuen Arbeitsweise erklärt Benjamin Girr anhand eines Ereignisses, das ihm gut im Gedächtnis geblieben ist: „Eine Gruppe von Nutzern hatte bei einem Test des Unterlagenmanagers den Kopf geneigt und schaute schief auf den Bildschirm. Das war für eine neue Funktion eine Initialzündung. Uns war klar: Zukünftig mussten die Seiten gedreht werden können.“
Benjamin Girr von der Interhyp Gruppe koordinierte die Entwicklung des neuen Unterlagenmanagers.
Der neue Unterlagenmanager erleichtert die Handhabung der Unterlagen auf vielfache Weise (siehe dazu auch den zweiten Beitrag in dieser Ausgabe der proview kompakt). „Das Hochladen und Sortieren, etwa mit Drag & Drop, geht viel schneller. Das spart Zeit und Nerven. Außerdem behält man besser den Überblick. So muss der Berater bei Rückfragen von Kunden nicht erst mal zum Aktenschrank gehen und den entsprechenden Vorgang raussuchen. Vielmehr schaut er kurz im System nach, wie der Stand der Dinge ist“, erklärt Benjamin Girr.
Die Umstellung auf den neuen Unterlagenmanager dürfte seiner Auffassung nach nicht sonderlich schwerfallen. „Es kostet den einen oder anderen vielleicht zunächst etwas Überwindung, mit Gewohnheiten zu brechen. Aber der Schritt zahlt sich aus. Wir kennen Fälle, in denen Nutzer ihre Arbeitsweise nach nur einem Tag komplett umgestellt hatten. Bei anderen hat es zwar etwas länger gedauert – und dennoch waren die Rückmeldungen zum neuen Tool ausgesprochen positiv.“
Mit die größte Herausforderung war laut Benjamin Girr, den neuen Unterlagenmanager so aufzusetzen, dass er bei jeder Internetverbindung funktioniert. „Unsere Maßgabe war, dass die Anwender, sobald sie online sind, mit dem neuen Unterlagenmanager ohne Probleme arbeiten können, unabhängig davon, ob dieser mal schneller oder langsamer läuft.“ Dazu gehört, dass Nutzer nicht warten müssen, bis der Unterlagenmanager einzelne Arbeitsschritte beendet hat. Vielmehr können sie währenddessen Unterlagen am Computer weiterbearbeiten.
Tool beschleunigt die digitale Kundenreise
Der neue Unterlagenmanager ist ein wichtiger Baustein im Bestreben, den typischen Zyklus einer Baufinanzierung, die sogenannte Kundenreise, komplett digital abzubilden – und diese so zu beschleunigen. Benjamin Girr ist überzeugt, dass beim Einreichungsprozesses in naher Zukunft noch mehr Zeit gespart werden kann, etwa durch eine noch bessere Anbindung an Bankpartner: „Da gibt es noch ein, zwei Tage Potenzial, das auf der Straße liegt.“
So arbeiten das Team und er längst an der Weiterentwicklung des gerade erst neu eingeführten Unterlagenmanagers. Dabei haben sie unter anderem eine Vereinfachung der Clusterung im Blick. „Bislang bedarf es 280 Kategorien, in die die Unterlagen gegebenenfalls sortiert werden können, um wirklich jede mögliche Baufinanzierung abzubilden. Die Anzahl der Kategorien möchten wir deutlich reduzieren.“
Bis es so weit ist, wird weiter ausprobiert und getestet, verworfen und vorangetrieben. Benjamin Girr: „Die Ideen, die wir in Bezug auf das digitale Unterlagenhandling bei der Interhyp Gruppe haben, sind nach wie vor sehr groß.“
Der neue Unterlagenmanager im Praxischeck: Wie er funktioniert und was er kann
Mit dem neuen Unterlagenmanager können Sie ab sofort Unterlagen Ihrer Kunden schnell und einfach digital zuordnen. Dadurch sparen Sie Zeit und behalten den Überblick. Hier eine Zusammenfassung der wichtigsten Funktionen des neuen Tools.
Seiten sortieren per Drag & Drop
Managen Sie die Unterlagen Ihrer Kunden ganz einfach per Mausklick: Mit dem neuen Tool können Sie die Unterlagen auf unterschiedliche Arten hochladen und sortieren – indem Sie zum Beispiel zunächst eine gewünschte Kategorie auswählen und die Seiten in diese hochladen oder indem Sie die Unterlagen mit einem Mausklick markieren und dann per Drag & Drop direkt in die jeweilige Kategorie verschieben. Auch ist der Upload über den Button „Unterlagen hochladen“ möglich.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Ansichten zu wählen, um die Unterlagen bestmöglich betrachten zu können. So lassen sich zum Beispiel eventuell falsch zugeordnete Seiten schnell aufspüren. Dabei kommt Ihnen auch zugute, dass eine oder mehrere Seiten auf einmal im neuen Unterlagenmanager gedreht werden können.
Unterlagen prüfen per Mausklick
Auch bei der Prüfung der Unterlagen hilft Ihnen der neue Unterlagenmanager. So zeigen graue Haken zunächst an, dass in einer Kategorie neue Seiten hinterlegt wurden. Klicken Sie einfach auf den grauen Haken, wenn Sie die jeweilige Unterlage geprüft haben, der Haken wird dann grün. Geprüfte Unterlagen erscheinen dann nicht mehr in der Unterlagenliste für den Kunden.
Unkompliziertes Hochladen der Unterlagen in die Kategorien.
Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt auf „Akte drucken“ gehen, wird eine Pdf-Datei erstellt, die sämtliche Seiten enthält, die Sie als geprüft markiert haben. Unterlagen, die etwa für ein ausgewähltes Angebot nicht relevant sind, können in einem zusätzlichen Bereich abgespeichert und aufgehoben werden. Bitte beachten Sie in dem Zusammenhang, dass auch diese Unterlagen, sofern Sie als geprüft markiert wurden, im Falle der direkten digitalen Einreichung an die Bank übertragen werden. Um das zu vermeiden, sollten Sie den grünen Haken bei den zusätzlichen Unterlagen nicht setzen oder zuvor per erneutem Klick wieder entfernen.
Notizen einfach hinterlegen
Vielleicht haben Sie Anmerkungen zu den Unterlagen? Dann verfassen Sie einfach eine Notiz auf der jeweiligen Seite per Klick auf die rechte Maustaste. Die Notiz wird angezeigt, wenn Sie mit der Maus über die Seite gehen.
Video-Tutorials erklären die Anwendung
Sie möchten im Detail erfahren, wie der neue Unterlagenmanager funktioniert? In eHyp finden Sie bei „Hilfe & Wissen“ unter anderem zwei Video-Tutorials, die Sie Schritt für Schritt durch das Tool führen. Haben Sie darüber hinaus weitere Fragen? Dann wenden Sie sich gerne an Ihren Prohyp-Finanzierungsberater.
Die neue Prohyp Academy: Das ist geplant, dann geht es los
Immer mehr Kunden informieren sich vorab im Internet zur Baufinanzierung, wünschen sich dann aber eine qualifizierte persönliche Beratung durch einen Experten. Vor dem Hintergrund setzt Prohyp zurzeit sein Schulungsangebot neu auf. Prohyp-Partner sollen darin unterstützt werden, dass sie ihre Kunden noch besser auf dem Weg ins eigene Zuhause begleiten können. Erfahren Sie, welches Konzept die Prohyp Academy verfolgt und wann sie an den Start geht.
Online-Module und Präsenz-Trainings
Jeder Prohyp-Partner, ob Baufi-Einsteiger oder -Experte, soll einmal bei der Prohyp Academy genau die Angebote finden, die er für eine noch bessere Beratung benötigt – und dabei auch entscheiden können, wo und wie er lernt und wieviel Zeit er investiert“, sagt Prohyp-Geschäftsführer André Lichner. „In dem Zuge konzentrieren wir uns auf die Entwicklung verschiedener Online-Angebote und Präsenztrainings. Wer möchte, soll mit kurzweiligen Modulen am eigenen Computer gezielt Wissenslücken schließen oder zum Beispiel ein umfänglicheres Ausbildungsprogramm mit Live-Online-Trainings oder Vor-Ort-Trainings absolvieren können“, erklärt André Lichner.
Prohyp entwickelt zurzeit ein neues Schulungsangebot.
Schulungen für Einsteiger und Experten
Erste Pläne der zukünftigen Prohyp Academy wurden bereits auf der Prohyp-Roadshow im Sommer, den „Prohyp-Impulsen 2018“, vorgestellt. Die Teilnehmer hatten zugleich die Möglichkeit, im Nachgang kurze Videos und Präsentationen etwa zur Einbindung von KfW-Förderungen oder zur Finanzierung von Selbstständigen zu testen. Maik Seyffert, Leiter Ausbildung und Qualifizierung bei der Interhyp Gruppe: „Wir haben wertvolles Feedback zu unseren Online-Kursen mit den jeweils maximal vier Minuten langen Lerninhalten bekommen. Diese Rückmeldungen fließen in die Weiterentwicklung unserer Online-Plattform ein. Unser Ziel ist, im Laufe des ersten Quartals 2019 zum Auftakt mehrere Kurse für Baufinanzierungs-Einsteiger und für -Fortgeschrittene anzubieten.“
Angebot wird Schritt für Schritt erweitert
Im Laufe der Zeit sollen weitere Inhalte hinzukommen. Das Ziel ist, dass die Prohyp-Partner einmal sowohl im virtuellen Klassenzimmer Platz nehmen, gewissermaßen tatsächlich die Schulbank drücken oder aber mehrere Arten des Lernens miteinander kombinieren können, sofern sie dieses wünschen. „Wir haben uns bei der Prohyp Academy viel vorgenommen. Wir freuen uns darauf, die einzelnen Maßnahmen Schritt für Schritt zum Nutzen unser Partner zu entwickeln“, sagt André Lichner.
Viel Erfolg für Ihr Geschäft!
Bis zur nächsten Ausgabe von proview kompakt wünscht Prohyp Ihnen erfolgreiche Baufinanzierungsgeschäfte und eine angenehme Zeit!